Su un forum di categoria un utente sbottava: "c'è un modo decente di registrare la prima nota tramite AI oppure al più tramite Excel della banca?... mi sembra follia che si perdano le ore nel 2026 per passare le banche a mano". La follia è reale — e chi amministra un'azienda con Mexal ha in casa gli strumenti per evitarla, a patto di sapere in quale formato far arrivare i movimenti bancari al gestionale.

In questa guida: quali file accetta Mexal per i movimenti bancari, come funziona la riconciliazione, e come gestire i conti (o le carte) che rilasciano l'estratto conto solo in PDF.

Mexal e Passcom: stesso motore, utenti diversi

Una precisazione utile per orientarsi nell'ecosistema Passepartout: Mexal è il gestionale per le imprese — contabilità, magazzino, ciclo attivo e passivo, adottato da oltre 25.000 PMI — mentre Passcom è il gestionale per gli studi dei commercialisti. La funzionalità di riconciliazione bancaria è disponibile in entrambi e lavora allo stesso modo; cambia chi la usa e perché.

In azienda, con Mexal, la banca la riconcilia l'amministrazione interna: l'obiettivo è tenere la prima nota allineata, chiudere le partite di clienti e fornitori nello scadenzario e sapere in ogni momento chi ha pagato e chi no. E se lo studio che segue la contabilità lavora in Passcom, il collegamento tra i due gestionali permette di condividere i dati senza doppi inserimenti.

Questo articolo guarda al flusso dal lato azienda; se lavori in uno studio, trovi il percorso gemello nella guida a importare l'estratto conto in Passcom.

Il problema: passare le banche a mano

Il collo di bottiglia amministrativo raramente sta nell'emissione dei documenti. Come scriveva un altro utente sullo stesso forum, "il tempo si brucia dopo, quando devi rincorrere documenti, quadrare movimenti": ricopiare in prima nota gli accrediti e gli addebiti del mese, capire a quale fattura corrisponde ciascun bonifico, spuntare gli incassi.

Su più conti correnti, con centinaia di movimenti al mese, la registrazione manuale ha due costi: le ore di data entry e gli errori (importi digitati male, movimenti saltati o duplicati) che poi riemergono come squadrature a fine periodo — e trovarle costa più che prevenirle, come raccontiamo nella guida su come trovare le differenze quando la banca non quadra.

L'alternativa è importare i movimenti da file. Vediamo con quali formati.

Riconciliazione bancaria in Mexal: i formati di importazione

La riconciliazione bancaria di Passepartout prevede tre canali di ingresso per i movimenti:

1. File CBI: la via maestra per l'azienda

Il file CBI (estensione .txt o .cbi) di tipo RH — la rendicontazione di saldi e movimenti di conto corrente — è lo standard interbancario che i servizi di remote banking aziendale esportano normalmente. Per un'azienda è il canale ideale: essendo un tracciato uguale per tutte le banche, Mexal lo importa senza configurazioni iniziali, e le causali CBI contenute nel file aiutano il gestionale a classificare i movimenti.

2. File CSV/TXT: per gli export dell'home banking

Se un conto non offre il CBI, si può importare l'export CSV o TXT dell'home banking. Qui serve un passaggio in più: i CSV non hanno struttura fissa — ogni banca dispone le colonne a modo suo — quindi la documentazione Passepartout prevede una parametrizzazione iniziale tramite il configuratore CSV/TXT, con cui si indica al gestionale dove si trovano data, descrizione e importi. Si fa una volta per banca e resta riutilizzabile.

Se la banca esporta solo Excel, l'indicazione di Passepartout è aprire il file e salvarlo in formato CSV prima dell'import.

3. Download automatico via PSD2

Per i conti collegabili, Passepartout offre il download automatico degli estratti conto tramite PSD2 (open banking), come modulo aggiuntivo da attivare su base contrattuale per Mexal o Passcom. Per i conti operativi principali dell'azienda è la soluzione più pulita: i movimenti arrivano nel gestionale senza che nessuno debba fare export.

Resta fuori un formato, ed è quello in cui gli estratti conto viaggiano più spesso: il PDF.

Il caso PDF: carte, conti minori, banche estere

Anche in un'azienda ben organizzata ci sono sempre rapporti che sfuggono ai canali automatici: la carta di credito aziendale il cui estratto conto arriva solo in PDF, il conto secondario mai collegato al remote banking, il conto estero, o gli archivi storici da ricostruire (per un contenzioso, un accertamento, un cambio di gestionale). In tutti questi casi il documento disponibile è un PDF — e il PDF non è tra i formati importabili.

La scorciatoia sbagliata è il copia-incolla in Excel: colonne sfalsate, importi con separatori errati, tabelle spezzate tra le pagine. Un CSV sporco viene rifiutato dall'import o, peggio, fa entrare numeri sbagliati in contabilità.

La soluzione corretta è convertire il PDF in Excel/CSV con uno strumento specializzato in estratti conto bancari e poi rientrare nel flusso normale. Con un convertitore dedicato agli estratti conto il passaggio richiede circa un minuto anche su PDF di decine di pagine, e l'output ha data, descrizione e importi in colonne pulite e sempre uguali: il tracciato CSV si configura nel gestionale una volta sola, qualunque sia la banca di origine. Per i dettagli sul processo di conversione (e sugli errori tipici da evitare) vedi la guida alla conversione dell'estratto conto da PDF a Excel.

Dopo l'import: abbinamento e scritture

Con i movimenti dentro al gestionale, la riconciliazione bancaria di Mexal confronta i movimenti bancari con le registrazioni contabili e propone gli abbinamenti. Le corrispondenze si confermano; per i movimenti presenti solo in banca si generano le scritture contabili direttamente dalla procedura, con l'aggiornamento e la chiusura delle partite nello scadenzario di clienti e fornitori: l'incasso abbinato alla fattura chiude la partita, senza doppi passaggi.

Per l'amministrazione il beneficio è doppio: la prima nota banca si costruisce partendo dai movimenti reali invece che dal data entry, e lo scadenzario riflette la situazione effettiva di incassi e pagamenti. Se prima di importare vuoi analizzare i movimenti in autonomia — per esempio per una quadratura di fine periodo — puoi usare il nostro template Excel di riconciliazione bancaria.

Domande frequenti

Mexal può importare l'estratto conto in PDF?

No. I canali di importazione dei movimenti bancari sono il file CBI, i file CSV/TXT tramite configuratore e il download automatico via PSD2 per i conti collegati. Un estratto conto disponibile solo in PDF va prima convertito in Excel o CSV con uno strumento esterno.

Che differenza c'è tra Mexal e Passcom per la gestione della banca?

Mexal è il gestionale Passepartout per le imprese, Passcom quello per gli studi di commercialisti; la riconciliazione bancaria è disponibile in entrambi. La differenza è chi la usa: in Mexal è l'amministrazione aziendale a importare e riconciliare i propri conti, con la possibilità di condividere i dati con lo studio se questo lavora in Passcom.

Conviene attivare il download automatico via PSD2?

Per i conti correnti principali dell'azienda è la soluzione più efficiente: i movimenti arrivano in Mexal senza export manuali. Va attivato come modulo aggiuntivo su base contrattuale e copre i conti collegati al servizio; per i rapporti non collegati o i documenti ricevuti solo in PDF serve comunque il passaggio dal file.

La nostra banca esporta solo Excel: come lo importiamo?

La documentazione Passepartout indica di aprire il file Excel e salvarlo in formato CSV, quindi importarlo tramite il configuratore CSV/TXT. La parametrizzazione del tracciato si fa una volta per banca e resta riutilizzabile.

In sintesi

1. Mexal (come Passcom) importa i movimenti bancari da file CBI senza configurazione e da CSV/TXT con parametrizzazione iniziale; l'Excel si salva come CSV.
2. Per i conti principali conviene valutare il download automatico via PSD2 (modulo aggiuntivo contrattuale).
3. Carte di credito, conti minori, banche estere e archivi storici arrivano spesso solo in PDF: si convertono in Excel/CSV con uno strumento specializzato e si rientra nel flusso standard.
4. La riconciliazione bancaria abbina i movimenti alla contabilità, genera le scritture mancanti e chiude le partite in scadenzario: la prima nota banca si costruisce dai movimenti reali, non dal data entry.