Su un forum di categoria un collega chiedeva: "quali gestionali hanno la possibilità di inserire i dati anche tramite file esterni (csv)? L'importazione è un'operazione relativamente semplice?" La risposta, per chi usa Passcom, è sì: il gestionale Passepartout per gli studi importa i movimenti bancari da file e li abbina alla contabilità. Ma la semplicità dipende da un dettaglio che si scopre solo all'atto pratico: in quale formato arriva l'estratto conto. CBI, CSV, Excel o — il caso peggiore, e il più frequente quando è il cliente a mandarlo — PDF.

In questa guida vediamo quali formati accetta Passcom, come funziona il percorso di importazione e riconciliazione, e cosa fare quando dell'estratto conto hai soltanto il PDF.

Registrare la banca a mano: il costo nascosto per lo studio

Chi tiene le contabilità dei clienti conosce la routine: arriva l'estratto conto, si apre il gestionale e si ricopiano i movimenti in prima nota, uno per uno. Su un forum di categoria un operatore di studio la descriveva così: "sto registrando gli estratti conto dei clienti in uno studio commercialista: a volte non riesco a trovare i clienti che hanno versato soldi... sono costretto a fare un sacco di telefonate... Non si potrebbe trovare un metodo più elastico che permette di ridurre i tempi?"

Il metodo più elastico esiste, ed è quello per cui Passcom è attrezzato da tempo: non ricopiare i movimenti, ma importarli da file e lasciare che sia la riconciliazione bancaria a confrontarli con le registrazioni già presenti. Il data entry si riduce ai soli movimenti che il gestionale non riesce ad abbinare, e la quadratura del conto smette di essere un lavoro di giornate.

Il prerequisito, però, è avere i movimenti in un formato che Passcom sappia leggere.

Quali formati accetta Passcom per i movimenti bancari

La riconciliazione bancaria di Passepartout (disponibile sia in Passcom sia in Mexal, il gemello aziendale) prevede tre canali di ingresso per i movimenti:

1. File CBI: lo standard interbancario

Il canale più comodo è il file CBI (estensione .txt o .cbi) di tipo RH, la "rendicontazione saldi e movimenti di conto corrente" che molti home banking, soprattutto in ambito remote banking aziendale, permettono di esportare. Essendo un tracciato standard uguale per tutte le banche, Passcom lo legge senza richiedere configurazioni iniziali: si scarica il file, lo si importa, e i movimenti entrano già classificati con le causali CBI.

Se il cliente dispone del CBI, è la strada da preferire sempre.

2. File CSV/TXT: flessibili, ma da configurare

Quando il CBI non c'è, Passcom importa anche file CSV o TXT esportati dall'home banking. Qui però c'è un passaggio in più: a differenza del CBI, i file CSV/TXT non hanno una struttura fissa — ogni banca dispone le colonne a modo suo — e quindi la documentazione Passepartout prevede una parametrizzazione iniziale a carico dell'utente, tramite l'apposito configuratore CSV/TXT della riconciliazione bancaria: si indica al gestionale in quali colonne si trovano data, descrizione, dare e avere.

La buona notizia: la configurazione si fa una volta per banca e resta riutilizzabile per tutte le importazioni successive con lo stesso tracciato.

E se l'home banking esporta solo Excel? La documentazione Passepartout è esplicita: occorre aprire il file e salvarlo in formato CSV, poi importarlo come sopra.

3. Download automatico via PSD2

Per i conti che si possono collegare, Passepartout offre anche il download automatico degli estratti conto tramite PSD2 (open banking), come modulo aggiuntivo da attivare su base contrattuale per Passcom o Mexal. È la soluzione più pulita per i clienti strutturati; non copre però i rapporti non collegati al servizio, né il caso — quotidiano in molti studi — del cliente che consegna i documenti a modo suo.

Un'assenza va notata: in nessuno dei tre canali compare il PDF. Ed è proprio lì che il flusso si inceppa più spesso.

Il percorso tipico: dall'home banking a Passcom

Riassumendo, il flusso di lavoro standard è questo:

1. Export dall'home banking: si scarica il file CBI (preferibile) o CSV/TXT dei movimenti del periodo.
2. Preparazione del tracciato: per i CSV/TXT, alla prima volta si configura il tracciato della banca nel configuratore; per il CBI non serve nulla.
3. Importazione: il file entra nella riconciliazione bancaria di Passcom.
4. Abbinamento: il gestionale confronta i movimenti bancari con le registrazioni contabili esistenti e propone gli abbinamenti.
5. Generazione delle scritture: per i movimenti non ancora registrati si generano le scritture contabili, aggiornando lo scadenzario di clienti e fornitori.

Quando funziona, funziona bene. Il problema è il punto 1: presuppone che qualcuno — il cliente, o lo studio con le credenziali in delega — faccia l'export nel formato giusto. E l'esperienza di chiunque lavori in uno studio dice che molto spesso quello che arriva è un'altra cosa.

Quando il cliente ti dà solo il PDF

Il caso tipico: il cliente non usa il remote banking, non sa esportare il CSV, o semplicemente inoltra allo studio il PDF dell'estratto conto trimestrale che gli manda la banca. A quel punto le opzioni "native" si esauriscono: Passcom non importa il PDF, e ricopiare a mano un estratto conto di 20 o 40 pagine riporta esattamente al punto di partenza.

La soluzione è aggiungere un passaggio a monte: convertire il PDF in Excel/CSV e poi entrare nel flusso normale di importazione. Attenzione però allo strumento: il copia-incolla dal PDF e i convertitori generici producono colonne sfalsate, importi con separatori sbagliati e tabelle spezzate tra le pagine — e un CSV sporco manda in errore l'importazione o, peggio, fa entrare dati sbagliati in contabilità. Ne abbiamo scritto in dettaglio nella guida alla conversione dell'estratto conto da PDF a Excel.

Con un convertitore specializzato in estratti conto bancari il passaggio si riduce a circa un minuto: carichi il PDF (anche di decine di pagine), ottieni un file Excel/CSV con data, descrizione e importo in colonne pulite e coerenti, pronto per il configuratore CSV/TXT di Passcom. E poiché l'output ha sempre la stessa struttura, la parametrizzazione del tracciato si fa una sola volta, qualunque sia la banca di origine del PDF.

Due accorgimenti pratici:

• se il PDF è protetto da password, sbloccalo prima con uno strumento gratuito di sblocco PDF;
• in fase di registrazione, usa la data contabile e non la valuta: qui il perché.

La riconciliazione bancaria in Passcom: l'abbinamento automatico

Una volta importati i movimenti, la riconciliazione bancaria di Passcom fa il lavoro per cui è nata: confronta i movimenti bancari con le registrazioni contabili e ti mostra cosa quadra e cosa no. Gli abbinamenti riscontrati si confermano; per i movimenti presenti solo in banca si possono generare le scritture contabili direttamente dalla procedura, con l'aggiornamento e la chiusura delle partite in scadenzario. Le causali CBI, per i file che le contengono, aiutano il gestionale a classificare i movimenti in automatico.

Il risultato pratico: invece di registrare tutto e poi cercare le squadrature, si registra solo ciò che manca, con la banca come traccia. Se a fine periodo qualcosa continua a non quadrare, il metodo per stanare le differenze è sempre lo stesso — lo trovi nella nostra guida su come trovare le differenze quando la banca non quadra.

Domande frequenti

Passcom può importare direttamente l'estratto conto in PDF?

No. I formati previsti per l'importazione dei movimenti bancari sono il file CBI e i file CSV/TXT (questi ultimi tramite configuratore). L'estratto conto in PDF va prima convertito in Excel o CSV con uno strumento esterno, poi importato normalmente.

Qual è la differenza tra importare un file CBI e un file CSV/TXT?

Il file CBI segue uno standard interbancario, quindi Passcom lo legge senza configurazioni particolari. I file CSV/TXT non hanno una struttura fissa: alla prima importazione serve una parametrizzazione nel configuratore CSV/TXT per indicare al gestionale dove si trovano data, descrizione e importi. La configurazione resta poi riutilizzabile per la stessa banca.

La banca del cliente esporta solo Excel: come lo importo?

La documentazione Passepartout indica di aprire il file Excel e salvarlo in formato CSV, quindi importarlo tramite il configuratore CSV/TXT. La struttura delle colonne resta la stessa, quindi la parametrizzazione fatta per quella banca continua a valere.

Esiste un modo per non passare affatto dai file?

Sì: il download automatico degli estratti conto tramite PSD2 (open banking), attivabile come modulo aggiuntivo su base contrattuale. Copre i conti collegati al servizio; per i rapporti non collegati, o quando il cliente consegna solo il PDF, resta necessario il passaggio dal file.

In sintesi

1. Passcom importa i movimenti bancari da file CBI (senza configurazione) e da CSV/TXT (con parametrizzazione iniziale nel configuratore).
2. L'Excel della banca si salva come CSV; per i conti collegabili esiste il download automatico via PSD2 come modulo aggiuntivo.
3. Il PDF non è importabile: va convertito prima in Excel/CSV — con uno strumento specializzato l'output è già in colonne pulite e il tracciato si configura una volta sola.
4. Dopo l'import, la riconciliazione bancaria abbina i movimenti alla contabilità e genera le scritture mancanti: si registra solo ciò che manca, non tutto.