Su un forum di categoria, parlando di riconciliazione tra banche e fatture nei gestionali, un collega che usa GB scriveva: "dobbiamo farlo a mano ma è un'enorme perdita di tempo". È un lamento che ricorre in tanti studi — e spesso nasce non dai limiti del gestionale, ma dal fatto che i movimenti bancari non entrano nel gestionale nel formato giusto: se l'estratto conto resta un PDF da leggere a video, ogni abbinamento è per forza manuale.

GB Software (GBsoftware S.p.A., il gestionale per commercialisti di gbsoftware.it) ha una procedura dedicata proprio a questo: l'importazione dell'estratto conto con Riconcilia GB. In questa guida vediamo quali formati accetta, come funziona il flusso fino alla prima nota, e cosa fare quando del conto del cliente hai soltanto il PDF.

Il problema: la banca del cliente registrata a mano

Il flusso manuale lo conosciamo tutti: il cliente porta l'estratto conto, l'operatore di studio lo ricopia in prima nota riga per riga, poi cerca di capire quale bonifico chiude quale fattura. Su decine di contabilità, sono ore di data entry a bassissimo valore — e ogni riga digitata a mano è un'occasione di errore che riemergerà come squadratura (qui il metodo per stanarle).

La strada alternativa è far entrare i movimenti da file e delegare al gestionale la parte ripetitiva: classificazione dei movimenti, contropartite, abbinamento alle fatture. È esattamente il mestiere di Riconcilia GB.

Quali formati accetta GB per l'estratto conto

La procedura di importazione estratto conto di GB accetta i file dei movimenti bancari nei formati:

• Excel (.xls e .xlsx)
• CSV
• TXT

Sono i formati che la maggior parte degli home banking permette di esportare dall'area riservata. Il PDF non è tra i formati supportati: l'estratto conto "ufficiale" che la banca invia al cliente, così com'è, non si può importare — ci torniamo tra poco, perché è il caso più frequente negli studi.

Accanto all'importazione manuale da file, GB offre anche Riconcilia GB PRO: il modulo che collega lo studio direttamente ai conti correnti dei clienti (tramite piattaforma di open banking) e fa arrivare i movimenti bancari nella procedura di importazione senza passaggi di file. Per i clienti che accettano di collegare il conto è la soluzione più comoda; per tutti gli altri — e per i documenti storici — resta il flusso da file.

Come funziona l'importazione: modelli, regole, prima nota

Il punto di forza della procedura GB è che la configurazione si fa una volta per banca, non a ogni import. Il flusso, a step:

1. Selezione del file: si carica l'Excel/CSV/TXT dei movimenti.
2. Modello della banca: alla prima importazione si crea un modello per l'istituto di credito, mappando le colonne del file — data di registrazione, causale, descrizione, importo dare e importo avere. Ogni banca dispone le colonne a modo suo, e il modello serve proprio a "insegnare" a GB il tracciato di quella banca.
3. Conto contabile: si associa al modello il conto di prima nota (il conto banca del cliente) su cui contabilizzare i movimenti.
4. Regole su causali e descrizioni: si possono definire regole — quante se ne vogliono — che leggono il testo delle colonne causale e descrizione e assegnano in automatico causale contabile e contropartita al movimento (es. "COMMISSIONI" → spese bancarie). Le regole per conto cliente/fornitore permettono anche di abbinare incassi e pagamenti alle fatture contabilizzate, con chiusura della partita.
5. Registra in prima nota: verificata l'anteprima, i movimenti elaborati si registrano in prima nota.

Alla seconda importazione della stessa banca, modello e regole ci sono già: si carica il file e si registra. È qui che si recupera il tempo — a patto, di nuovo, di avere il file.

Quando il cliente ti dà solo il PDF

Chiunque lavori in uno studio conosce la scena. Chiedi al cliente l'export CSV dall'home banking e, come raccontava un operatore su un forum di categoria, "è come se chiedessi qualcosa di impossibile... puntualmente rimango a mani vuote". Quello che arriva — via mail, via WhatsApp — è quasi sempre il PDF dell'estratto conto trimestrale.

A quel punto le opzioni sono tre:

• ricopiare a mano: si torna al punto di partenza;
• copia-incolla dal PDF a Excel: colonne sfalsate, importi con separatori sbagliati, tabelle spezzate tra le pagine — un file che il modello di importazione non riconosce, o che (peggio) importa dati errati;
• convertire il PDF con uno strumento specializzato in estratti conto: si ottiene un Excel/CSV con data, descrizione e importi in colonne pulite, pronto per la procedura di importazione di GB.

Con un convertitore dedicato agli estratti conto bancari la conversione richiede circa un minuto anche su PDF di decine di pagine, e l'output ha sempre la stessa struttura di colonne: il modello di importazione si configura una sola volta e vale per tutti i PDF convertiti, qualunque sia la banca di origine. Gli errori tipici della conversione fai-da-te (e come evitarli) li trovi nella guida alla conversione dell'estratto conto da PDF a Excel.

Due accorgimenti pratici prima dell'import:

• se il PDF è protetto da password, sbloccalo con il nostro strumento gratuito di sblocco PDF;
• registra per data contabile, non per valuta: qui il perché.

Il guadagno vero: la riconciliazione, non il data entry

Vale la pena mettere a fuoco dove si crea il valore. Il data entry manuale non produce nulla che il cliente percepisca: è puro costo. Il lavoro che conta — verificare che la banca quadri, chiudere le partite, intercettare anomalie — inizia dopo che i movimenti sono in contabilità.

Con il flusso file → modello → regole → prima nota, l'operatore di studio smette di digitare e passa a supervisionare: controlla gli abbinamenti proposti, gestisce le eccezioni (il bonifico con causale criptica, il versamento da identificare), affina le regole perché la prossima volta l'eccezione non si ripresenti. Su una contabilità con centinaia di movimenti al mese, la differenza si misura in ore.

E per i controlli extracontabili — quadrature di fine periodo, verifiche su anni pregressi — i movimenti convertiti in Excel si prestano anche all'analisi diretta nel foglio di calcolo: trovi impostazione e formule nel nostro template di riconciliazione bancaria in Excel.

Domande frequenti

GB Software può importare l'estratto conto in PDF?

No. La procedura di importazione estratto conto (Riconcilia GB) accetta file Excel (.xls/.xlsx), CSV e TXT. Un estratto conto disponibile solo in PDF va prima convertito in Excel o CSV con uno strumento esterno, poi importato normalmente.

Devo rifare la configurazione a ogni importazione?

No. Il modello si crea una volta per istituto di credito, mappando le colonne del file (data, causale, descrizione, dare e avere); le importazioni successive con lo stesso tracciato riutilizzano modello e regole già definiti.

Come funziona l'abbinamento automatico dei movimenti alle fatture?

Tramite le regole: in base al testo delle colonne causale e descrizione, le regole assegnano al movimento la causale contabile e la contropartita; le regole per conto cliente/fornitore abbinano incassi e pagamenti alle fatture contabilizzate, chiudendo le relative partite.

Si possono ricevere i movimenti bancari senza chiedere i file al cliente?

Sì: con Riconcilia GB PRO lo studio riceve i movimenti bancari dei clienti tramite collegamento diretto ai conti (open banking) e li importa in contabilità. Copre i conti collegati al servizio; per i rapporti non collegati, o quando il cliente consegna solo il PDF, resta necessario il passaggio dal file.

In sintesi

1. GB importa l'estratto conto da Excel (.xls/.xlsx), CSV e TXT; il PDF non è supportato.
2. La configurazione è una tantum per banca: modello con mappatura colonne, conto contabile, regole su causali e descrizioni.
3. Le regole assegnano contropartite e abbinano incassi/pagamenti alle fatture, chiudendo le partite; la registrazione finale avviene in prima nota.
4. Se il cliente consegna solo il PDF, convertilo in Excel/CSV con uno strumento specializzato: output in colonne pulite e sempre uguali, un solo modello di importazione per tutti i PDF.
5. Per i clienti disponibili a collegare il conto, Riconcilia GB PRO elimina anche il passaggio del file.