Su un forum di categoria, a chi chiedeva un fac-simile di prima nota da far compilare al cliente, un collega rispondeva così: "Te lo puoi tranquillamente creare con Excel: fai quattro colonne: nella prima la data, nella seconda la descrizione, nella terza 'entrate', nella quarta 'uscite'. Tutto qui."

Aveva ragione: la prima nota banca è davvero tutta lì. Quello che non è banale è il metodo — da dove partire, come trattare gli incassi che non sai da chi arrivano, come quadrare a fine mese e come ricostruire mesi di movimenti quando la prima nota, semplicemente, nessuno l'ha tenuta. In questa guida vediamo tutto, e trovi anche un template Excel gratuito già impostato.

Scarica il template prima nota cassa/banca (.xlsx, gratis)

Cos'è la prima nota banca (e in cosa differisce dalla prima nota cassa)

La prima nota è il registro cronologico elementare dei movimenti finanziari: ogni entrata e ogni uscita, giorno per giorno, con data, descrizione e importo. Non è un libro obbligatorio per il codice civile (quello è il libro giornale, per chi è in contabilità ordinaria): è uno strumento operativo, il "brogliaccio" da cui poi nascono le registrazioni contabili vere e proprie.

La distinzione classica è tra due sezioni:

• Prima nota cassa: registra i movimenti in contanti. È la più delicata, perché il contante non lascia tracce esterne: se non lo annoti al momento, l'informazione è persa. E ha un vincolo ferreo: il saldo di cassa non può mai essere negativo (non si spende denaro che fisicamente non c'è).
• Prima nota banca: registra i movimenti del conto corrente. Qui il saldo può essere negativo (fido, scoperto), ma soprattutto esiste un controllore esterno che la cassa non ha: l'estratto conto. Ogni riga della prima nota banca deve trovare riscontro in una riga dell'estratto conto, e viceversa.

Questa differenza cambia tutto sul piano pratico: la prima nota cassa si può solo tenere (in tempo reale), la prima nota banca si può anche ricostruire — perché la fonte completa e certificata dei movimenti esiste già, ed è l'estratto conto. Ci torniamo più avanti.

Come impostare la prima nota banca in Excel

Le colonne minime sono cinque:

1. Data contabile — la data operazione, quella per cui i movimenti vanno in ordine cronologico. Non la data valuta, che serve solo al calcolo degli interessi (qui il perché).
2. Descrizione — la causale del movimento, il più possibile parlante ("Bonifico Rossi srl ft. 12/2026", non "bonifico").
3. Entrate — gli importi in accredito, in positivo.
4. Uscite — gli importi in addebito, in positivo (tenere due colonne separate, invece di una sola con i segni, riduce gli errori e rende i totali immediati).
5. Saldo progressivo — formula: saldo della riga precedente + entrate − uscite. La prima riga parte dal saldo iniziale del periodo (che deve coincidere con il saldo di apertura dell'estratto conto).

Due colonne facoltative che ripagano subito:

• Conto — "Cassa" o "Banca" (o il nome della banca, se i conti sono più di uno): permette di tenere tutto in un foglio solo e filtrare al volo.
• Categoria — incassi da clienti, pagamenti fornitori, F24, competenze bancarie, giroconti...: trasforma la prima nota in una base per i riepiloghi mensili.

Il template gratuito già pronto

Se non vuoi impostare formule e menu a tendina da zero, il template che scarichi da qui è un file Excel (.xlsx) senza macro — si apre con Excel, LibreOffice e Google Sheets — con quattro fogli:

1. Istruzioni — la sequenza operativa in 4 punti.
2. Prima nota — le colonne Data, Descrizione, Conto (menu a tendina Cassa/Banca), Categoria, Entrata, Uscita e Saldo progressivo, che si aggiorna da solo.
3. Categorie — l'elenco delle causali dei menu a tendina, personalizzabile.
4. Riepilogo — totali di entrate e uscite per conto, pensato per la quadratura mensile con l'estratto conto.

Cassa e banca convivono nello stesso foglio movimenti, distinte dalla colonna Conto: il riepilogo li separa da solo. Niente macro, niente registrazione, niente versione "pro".

Scarica il template prima nota cassa/banca (.xlsx, gratis)

Il metodo: registra dai movimenti della banca, non dai documenti

C'è un dibattito vecchio quanto i forum di categoria: si registra dalla prima nota (o dai documenti) del cliente e poi si riconcilia con la banca, o si registra direttamente dall'estratto conto? Per la prima nota banca la risposta pratica è la seconda, ed è il metodo usato dalla stragrande maggioranza degli studi:

• L'estratto conto è completo per costruzione. Contiene tutti i movimenti del conto, comprese le voci che nessun documento del cliente ti porterà mai: competenze, bolli, commissioni POS, addebiti SDD. Partendo dai documenti, quei movimenti li scopri solo (forse) in fase di quadratura.
• Ogni riga dell'estratto conto diventa una riga di prima nota. Data contabile, descrizione, importo in entrata o in uscita. I documenti (fatture, contabili, ricevute) servono dopo, per qualificare il movimento — non prima, per deciderne l'esistenza.
• Il saldo si verifica riga per riga. Se il saldo progressivo del foglio coincide con il saldo riportato dall'estratto conto a ogni pagina, sai che fino a lì non manca niente.

Il metodo inverso (partire dai documenti) resta utile per la contabilità per competenza — ma quella è un'altra fase. La prima nota banca fotografa la dinamica finanziaria, e la fonte della dinamica finanziaria è una sola: l'estratto conto.

Incassi che non sai da chi arrivano: il conto transitorio

Il punto dolente di chi registra estratti conto tutto il giorno non sono le uscite (quasi sempre documentate) ma gli accrediti anonimi. Su un forum di categoria un operatore di studio lo raccontava così: "sto registrando gli estratti conto dei clienti in uno studio commercialista: a volte non riesco a trovare i clienti che hanno versato soldi... sono costretto a fare un sacco di telefonate... Non si potrebbe trovare un metodo più elastico che permette di ridurre i tempi?"

Il metodo consigliato dai colleghi (ed è la prassi corretta) è il conto transitorio:

1. Registri comunque l'incasso, con la data e l'importo dell'estratto conto, su un conto d'appoggio tipo "clienti c/versamenti da identificare". La prima nota resta completa e il saldo quadra subito.
2. Quando il versante viene identificato (dalla descrizione del bonifico, dalla fattura, o sì, dalla telefonata), chiudi il transitorio con un giroconto al conto giusto.
3. A fine mese l'elenco dei movimenti ancora aperti sul transitorio è la lista — corta e ordinata — delle cose da chiedere al cliente. A fine esercizio il transitorio deve tornare a zero.

Il principio è uno: la registrazione non aspetta l'informazione. Prima si quadra la banca, poi si qualificano i movimenti. Del conto transitorio (e di cosa fare quando la banca comunque non quadra) parliamo in dettaglio nella guida su come trovare le differenze tra contabilità ed estratto conto.

Ricostruire la prima nota a ritroso (quando non l'ha tenuta nessuno)

Scenario frequentissimo, raccontato senza giri di parole in una discussione tra colleghi: "la prima nota non la fa quasi nessuno... Poi si inseriscono gli estratti conto, dove al 90% si chiude comunque tutto". Tradotto: il cliente non annota niente durante l'anno, e la contabilità si ricostruisce a posteriori, dal solo estratto conto — a volte per un trimestre, a volte per un anno intero.

È fattibile proprio perché la banca, a differenza della cassa, ha la memoria esterna. La sequenza:

1. Recupera tutti gli estratti conto del periodo, senza buchi: la continuità si verifica controllando che il saldo finale di ogni estratto coincida con il saldo iniziale del successivo.
2. Porta i movimenti in Excel. Se hai gli estratti solo in PDF (il caso tipico), convertirli a mano è il collo di bottiglia: un PDF di 40 pagine ricopiato o copia-incollato produce righe saltate e importi sballati. Un convertitore specializzato in estratti conto bancari restituisce data, descrizione e importo in colonne pulite in circa un minuto per file.
3. Incolla tutto nel foglio di prima nota, in ordine di data contabile, e verifica che il saldo progressivo agganci i saldi degli estratti a ogni fine mese: è il collaudo della ricostruzione.
4. Classifica i movimenti con la colonna Categoria: le descrizioni bancarie (bonifici, SDD, F24, POS) permettono di qualificarne la gran parte senza documenti.
5. Parcheggia sul transitorio ciò che non riesci a identificare e chiedi al cliente solo quello: la lista delle domande esce dal foglio, non dalla rilettura del PDF.

Attenzione al limite del metodo: dall'estratto conto ricostruisci i movimenti bancari. Il contante rimane il punto cieco — per la cassa servono comunque le pezze giustificative del cliente.

La quadratura mensile con l'estratto conto

La prima nota banca "si chiude" una volta al mese, con un controllo che richiede trenta secondi se i dati sono in ordine:

• saldo progressivo dell'ultima riga del mese nel foglio di prima nota;
• saldo finale dell'estratto conto alla stessa data.

Se coincidono, il mese è chiuso. Se non coincidono, non ripartire dalla prima riga a rileggere tutto: c'è un metodo sistematico per stanare la differenza (saldi di partenza, ricerca per importo esatto, metà e doppio, spunta per importo e data) che abbiamo descritto passo passo in La banca non quadra: come trovare le differenze. E se il confronto va fatto in forma strutturata contro il partitario contabile, c'è anche un template di riconciliazione bancaria gratuito con il prospetto di raccordo già impostato.

Dal PDF alla prima nota in un minuto

Tutto il metodo visto qui — registrare dai movimenti banca, saldo progressivo, transitorio, quadratura — presuppone una cosa sola: avere i movimenti dell'estratto conto in colonne Excel, non su un PDF. Ed è esattamente il passaggio dove si perdono le ore: ricopiare a mano, sistemare il copia-incolla, correggere gli importi diventati testo (qui tutti i modi in cui il fai-da-te va storto).

Il flusso rapido: carica il PDF dell'estratto conto sul convertitore, scarica l'Excel/CSV con data, descrizione e importo già separati, e incolla le colonne nel foglio "Prima nota" del template. Se il PDF è protetto da password (molte banche li inviano così), sbloccalo prima gratis con lo strumento sblocca-PDF, che funziona interamente nel browser.

In sintesi

1. Cinque colonne: data contabile, descrizione, entrate, uscite, saldo progressivo (più Conto e Categoria se vuoi i riepiloghi).
2. Si registra dall'estratto conto, non dai documenti: è l'unica fonte completa dei movimenti bancari.
3. Data contabile, mai data valuta.
4. Incassi non identificati sul conto transitorio: prima si quadra, poi si telefona.
5. La ricostruzione a ritroso è possibile (solo per la banca): estratti completi, conversione in Excel, saldo progressivo come collaudo.
6. Quadratura mensile: saldo progressivo vs saldo finale dell'estratto conto, ogni mese, senza eccezioni.